Интернэт хvн тєрєлхтний амьдралд олон дэвшил, єєрчлєлтийг бий болгосны нэг нь хvмvvсийн хоорондын харилцаанд хамгийн гол байр суурийг эзэлж байсан аман ярианы харилцааны ач холбогдлыг бvдэгрvvлэн, бичгийн харилцааг єргєн дэлгэрvvлсэн явдал юм. Интернэт дэх бичгийн харилцаа гэдгээр имэйл, чат, мессенжер гэх зэрэг онлайн харилцааг хэлсэн агаад эдгээр нь єнєєдєр ажил хэргийн ертєнцєд харилцааны хамгийн чухал хэрэглvvр болсон билээ. Эдийн засгийн асар хурдацтай хєдєлгєєний энэ эрин vед имэйл болон бусад онлайн харилцаа нь бизнесийн харилцааны орон зай, цаг хугацаанаас vл хамаарах, vр ашигтай, найдвартай, хялбар хэрэглvvр болж чадаж байна.
Имэйлийг бизнесийн харилцаанд тєдийгvй хувийн харилцаанд ч єргєнєєр хэрэглэж байгаа билээ. Яагаад энэ имэйл гэгч зvйл ийм их хэрэгцээтэй болчихвоо? Яагаад утас, факс байж байхад заавал имэйлээр харилцах хэрэгтэй гэж? Гэтэл утсаар ярилцсан яриаг имэйл шиг эмх цэгцтэй байлгах, vр дvнг хянаж, хэмжихэд хамаагvй тєвєгтэй байдаг ажээ. Бодоод vзэхэд, имэйлд бичиж болох текстийн хэмжээ, санаагаа зєв илэрхийлэх боломж, Subject буюу гарчиг, мєн харилцаж байгаа хоёр хvнээс гадна бусад талуудыг оролцуулж болох боломж гэхчлэн бусад харилцааны хэрэгслvvдэд байдаггүй олон давуу тал имэйлд байна. Мэдээжийн хэрэг утсаар ярьсан яриаг бичиж авч болдог. Гэхдээ олон хvмvvст зэрэг, хурдан хугацаанд мэдээлэл хvргэх боломжгvйн дээр имэйл бичиж илгээхэд зарцуулах цаг, хєдєлмєрєєс хавьгvй их цаг, хєдєлмєр шаардагддаг билээ. Имайл бичихэд хэлэх гэж буй зvйлээ сайтар бодож, дахин хянаж vзээд, зєв илэрхийлэн илгээх боломж хангалттай байдаг. Хэдийгээр факсаар ч бас сайн боловсруулсан албан бичгийг илгээж болох боловч имэйлтэй харьцуулахад маш хязгаарлагдмал боломжтой юм.
Ажил хэргийн хvрээнд имэйлээр харилцахдаа бид єєрсдєє ч анзааралгvйгээр маш олон алдааг гаргадаг байна. Юуны ємнє бизнесийн харилцаанд vнэгvй, олон нийтэд зориулсан имэйлийг хэрэглэдэггvй, Жишээлбэл бид yahoo.com, hotmail.com, gmail.com гэх мэт хувийн хэрэглээний vнэгvй имэйлээ хувийн харилцаандаа ч, бизнесийн харилцаандаа ч холиод хэрэглээд явдаг. Гэтэл ийм хаягаар харилцаад байгаа тохиолдолд таны харилцаж буй бизнесийн тvншид vл итгэх сэтгэл тєрдєг ажээ. Энэ хvн ер нь ажил хэрэг яриад байгаа хvн мєн vv, миний хамтран ажиллах гээд байгаа компанид ажилладаг нь vнэн vv гэх зэргээр эргэлздэг байна. Цаашлаад vл хvндэтгэсэн, ажил хэрэгч бус байдлаар хандаж байгаагийн илрэл гэж vзэхэд хvрдэг. Интернэтийн ертєнцєд ажил хэрэгч хvмvvс болоод компаниуд єєрийнхєє бизнесийн брэнд нэрээр домайн нэрээ бvртгvvлж, тvvн дээрээ имэйл хаяг авч ажил хэргээ явуулдаг. Тухайгбал Microsoft корпорац www.microsoft.com домайн нэртэй, бvх ажилтнууд нь AjiltniiNer@microsoft.com имэил хаягаар харилцдаг. Тэдний нэг ч ажил хэрэг vvнээс єєр хаяг, имэйлээр явагддаггvй. Монголд бол Датаком www.datacom.mn домайн нэр, AjiltniiNer@datacom.mn имэйл хаягтай, Мобиком корпорац www.mobicom.mn домайн нэр, имэйл нь AjiltniiNer@mobicom.mn хаягтай байх жишээтэй.
Олны танил компаниуд голдуу зах зээлд танил болчихсон брэнд нэрээрээ домайн нэр бvртгvvлэх хандлагатай байдаг байна. Бид имэйл хаяг авахдаа багын нэр, товчилсон нэр эсвэл ямар нэгэн содон чамин нэрээр авах дуртай билээ. Гэтэл энэ сонирхол маань ажил хэргийн харилцаанд бол бас л алдаа юм. baagii@XYZ.mn гэсэн имэйл хаяг авч ажил хэргийн харилцаанд ашиглах нь маш зохисгvй. Болж єгвєл єєрийнхєє албан ёсны нэрээр, жишээ нь, Ьаt@ХVZ.mn гэсэн хаяг авах хэрэгтэй байдаг. Єєр нэгэн тvгээмэл алдаа гардаг нь байгууллагынхаа домайн нэр дээр єєрийнхєє нэрээр имэйл хаягаа зєв авсан атлаа бизнесийн тvншдээ имэйл илгээхдээ бvтэн нэр, албан тушаал, хаяг, утас зэрэг зайлшгvй шаардлагатай мэдээллийг агуулалгvй илгээдэг явдал. Аливаа вэб имэйлийн vйлчилгээ болон имэйлийн стандарт програмуудад signature буюу нэрийн хуудсын мэдээллийг имэйлд автоматаар оруулан илгээх тохиргоо бий. Энэ тохиргоог ашиглаад дээрхи шаардлагатай мэдээллvvдийг имэйлдээ оруулан илгээх ёстой юм.
Жишээ нь: Еrdene ВАТ Мarketing Manager, ХVZ LLC National IT Park, Ulaanbaatar Моngolia
Теl: (976)11-333333. Fах: (976]11-333333
Email:Ьаt@ХVZ.mn, Web:www.XYZ.mn
Таны бизнесийн тvнш имэйл хvлээн авахдаа ХVZ компанийн ажилтан, Маркетингийн менежер Эрдэнийн Бат гэдэг хvнтэй харилцаж байна гэдэг мэдээллийг авч, тантай харилцах итгэл vнэмшилтэй болох юм. Ийм сэтгэгдэл нь эргээд ажил хэргийн харилцаа амжилттай явагдах, харилцан хvндэтгэсэн уур амьсгалыг бий болгоход маш чухал нєлєє vзvvлдэг. Имэйл хаяг, бусад шаардлагатай мэдээллvvдээс гадна имэйл бичсэн арга барил, найруулга, vг vсгийн алдаа, санаагаа тодорхой, vнэн зєв илэрхийлсэн байдал гээд тухайн имэйл бичиж буй хvнээс єєрєєс нь бvрэн шалтгаалах нэлээд зvйлс бий. Танд тус болох үүднээс ажил хэргийн имэйл бичихэд тань хэрэг болох хамгийн энгийн хэдэн зєвлєгєєг энд дурдая.
- Subject буюу захидлын товч утгыг агуулсан гарчгийг зєв єгєх хэрэгтэй. Бид имэйлийн гарчгийг нэг их тоолгvйгээр "Нi’’, "Неllо". "From Mongolia" гэх мэтээр санаандаа орсон vгийг бичиж, эсвэл хоосон орхиод илгээчихдэг. Гэтэл захидал хvлээн авч байгаа хvн єдєрт хэдэн арав магадгvй хэдэн зуугаар нь захидал хvлээн авч байдаг тул ач холбогдолгvй гарчигтай захидлыг уншилгvй єнгєрєєчих, хэрэггvй захиа байна гэж vзээд устгах магадлал маш єндєр vvнээс гадна гарчигаа буруу єгснєєс болоод хvлээн авч буй имэйлийн програм спам гэж ойлгон имэйл хайрцагт нэвтрvvлэхгvй хаах нєхцєлд ч орж болзошгvй. Ийм тааламжгvй тохиолдлоос зайлсхийхийн тулд ямар агуулгатай имэйл бичиж буйгаа гарчгийн хэсэгт товчхон бичиж єгєх хэрэгтэй юм. Жишээ нь "Тuesday meeting arrangement’’ эсвэл "Муagmar garigiin uulzaltiin tov " гэх мэт.
- Ажил хэргийн имэйлийг "Сайн байна уу?" гэсэн vгээр эхэлдэггvй. Монголчууд захиа бичихдээ энэ эхлэлийг нийтлэг хэрэглэдэг боловч энэ нь хувийн захидалд илvvтэй хэрэглэгддэг, ойр дотнын хvндээ хандсан хэллэгт тооцогддог. Тиймээс "0'driin mend!" "Таnii amriig erey!", гадаад хэлээр бичиж буй бол тухайн хэл дээр бизнесийн имэйл бичих ёсыг дагаж бичих нь зvйтэй. -Имэйлээ тєгсгєхдєє "Вayartai Ваt’’ гэх мэтээр тєгсгєж болохгvй. Ажил хэргийн имэйлийн тєгсгєлд заавал нэрээ бичиж, гарын vсгээ оруулах ёстой. Хэд хэдэн имэйл харилцан бичиж, танил болсны дараа гарын vсэг оруулалгvйгээр имэйл илгээж болох юм. Мєн "Нundetgesen", "Меndchilsen’’ гэх ээрэг тодотголыг заавал оруулж єгнє.
- Захианы эхлэл тєгсгєл нь хаа байгаа нь мэдэгдэхгvйгээр vргэлжлvvлэн бичдэг нь бидний гаргадаг хамгийн бvдvvлэг алдаануудын нэг жишээ юм. Бичиж буй санаагаа аль болох товч бєгєєд тодорхой илэрхийлнэ. Имэйл хэтэрхий урт, нуршуу байвал хvлээн авагч тэр бvр бvгдийг анхаарч уншихгvй байх талтай. Тиймээс таныг санаагаа бvрэн илэрхийлэхэд тань имэйл хэтэрхий нуршуу болохоор байвал хэд хэдэн имэйлд салгаж бичин илэрхийлэх, эсвэл тусад нь файл болгон боловсруулаад хавсарган илгээх аргуудыг хэрэглээрэй.
- Имэйлээ илгээхийн ємнє vг vгсгийн алдааг сайтар нягтлан шалгана. Вэб имэйлийн vйлчилгээнvvд болон имэйл програмуудад Англи. Герман зэрэг тvгээмэл хэл дээр бичсэн имэйлийн алдааг шалгаж засдаг програм байдаг. Эцэст нь ажил хэргийн имэйл харилцаанд баримтлах энэхvv энгийн зарчмуудаа нэгтгэвэл:
1. Єєрийн байгууллагын домайн нэр дээр имэйл хаягтай байх
2. Албан ёсны нэрээрээ имэйл хаягаа авах
3. Signature буюу гарын vсэг хэрэглэх
4. Subject буюу гарчгийг зєв тодорхой єгєх
5. Имэйлийн эхлэл тєгсгєлийг ажил хэрэгч байдлаар бичих
6.Vг vсэг, дvрмийн алдаагvй байх
7.Санаагаа товч, тодорхой, зєв найруулгатай бичих
Ингээд та бизнестээ имэйл харилцааг зєв, ажил хэрэгч ашиглаж чадвал vр дvнг нь тун удахгvй хvртэх болно.
Төрөл:
Мэдээ мэдээлэл
Цааш нь жиргэх!
Previous Article
